Pregătirea pentru analiza ROI a ERP

Utilizați un interval de timp rezonabil pentru analiza ROI. Pentru a vă asigura că analiza dvs. va acoperi întregul ciclu de viață atât a costurilor, cât și a beneficiilor, luați în considerare un interval de timp de cel puțin cinci ani.

Căutați diferențele de costuri între sistemul vechi și sistemul ERP de înlocuire. Pentru a face acest lucru, trebuie să enumerați costurile actuale de întreținere a sistemului moștenit, precum și viitoarele costuri de actualizare a sistemului ERP. Nu uitați că o motivație cheie pentru schimbarea sistemelor este adăugarea de noi funcționalități pentru a rămâne competitiv - așa că includeți o estimare realistă a costurilor de actualizare pentru sistemul existent.

Fiți minuțioși. Asigurați-vă că ați adunat toate estimările de costuri: pentru achiziționarea noului sistem, pentru implementarea și operarea eficientă a acestuia. În multe cazuri, costurile de operare a noului sistem vor fi mai mici decât costurile sistemului existent. De asemenea, luați în considerare beneficiile preconizate atunci când calculați rentabilitatea investiției ERP, recunoscând că aceste beneficii vor fi realizate în timp.

Gândiți pozitiv, dar în mod realist. Dacă societatea dumneavoastră se bazează pe produse (de exemplu, un distribuitor sau un producător), s-ar putea să vă imaginați o reducere semnificativă a stocurilor - dar faceți-vă temele pentru a înțelege ce rezultat este tipic. Rețineți, de asemenea, că economiile nu se vor produce automat și nici imediat.

De ce atâta muncă detaliată? ROI este adesea necesar în scopuri de planificare financiară. De asemenea, este important să înțelegeți costurile și beneficiile totale ale proiectului pentru a vă justifica investiția în ERP și pentru a evalua performanța sistemului în raport cu așteptările odată implementat. Fișa de calcul a calculatorului ERP ROI de mai jos vă poate ajuta să identificați cu exactitate costurile - oferind în același timp sfaturi și sugestii pentru a face procesul mai ușor.

1. Calculați costurile ERP

Cum va fi implementat sistemul dvs. ERP?

Modul în care este implementat sistemul ERP are un impact semnificativ asupra estimărilor de costuri. Există mai multe opțiuni: 

• On-premise (la fața locului): Implementarea on-premise (la fața locului) este modul tradițional de implementare a sistemelor ERP moștenite de zeci de ani. Hardware-ul și software-ul sunt achiziționate și instalate pe serverele proprii ale unei companii, iar sistemul este întreținut și actualizat de către companie.  
• Cloud: În cazul unei implementări în cloud, sistemul rulează pe internet cu hardware și software deținute și susținute de obicei de un furnizor terț. Întreprinderile se abonează la acest serviciu - un model de licențiere denumit software-as-a-service (SaaS) ERP.  
• Hibrid: În acest model, pot fi combinate elemente ale implementării la fața locului și ale cloud-ului pentru a crea un cloud hibrid. Acest lucru oferă companiei cea mai mare flexibilitate, dar necesită o implicare semnificativ mai mare a personalului IT. 

Ce opțiuni de implementare veți compara?

Calculați costul ERP al ambelor sisteme

Această secțiune a fișei de lucru este concepută pentru a calcula costul total de proprietate (TCO) atât pentru sistemul ERP existent, cât și pentru noul sistem de înlocuire. Există, de obicei, patru domenii de investiții: 

• Infrastructură
• Software
• Implementare
• Costuri permanente cu personalul

Pentru justificarea inițială a proiectului, va fi necesar să estimați aceste costuri (înainte de a solicita propuneri și oferte). Multe sau majoritatea elementelor enumerate aici pot fi incluse într-un pachet de oferte, dar așteptați-vă să plătiți pentru servicii suplimentare, formare, hardware și software pentru a finaliza lucrarea.

Costurile de creștere și de asistență vor fi semnificativ mai mari dacă sistemul dvs. existent este vechi, nu este bine susținut de către dezvoltator sau dacă este "down-level", adică nu este la zi cu soluțiile și versiunile dezvoltatorului.

Costurile infrastructurii ERP

Pe lângă costurile inițiale, estimați costul actualizărilor și al extinderii dincolo de achiziția inițială. Deoarece aceasta este o estimare orientată pe timp - toate costurile vor fi reproduse (și escaladate) pe parcursul celor cinci ani (cel puțin) ai ciclului de viață - plasați aceste costuri de actualizare și extindere în anii viitori, deoarece este puțin probabil să aveți nevoie de actualizare sau extindere în primul an sau cam așa ceva. 

• Hardware inițial: Costul de achiziție sau de leasing al calculatoarelor, serverelor, imprimantelor, de exemplu. În tabelul comparativ, această cheltuială ar trebui să fi fost deja cheltuită pentru "sistemul existent". 
• Actualizări și întreținere în curs de desfășurare: Costuri continue pentru infrastructura de mai sus. Nu vor exista costuri de întreținere a infrastructurii sau acestea vor fi reduse cu SaaS. 
• Licența software de sistem: Include sistemul de operare, baza de date, utilitățile, de exemplu. 
• Actualizări și întreținere a software-ului de sistem: Costuri continue pentru software-ul de sistem de mai sus. Așteptați-vă la costuri de întreținere a infrastructurii inexistente sau scăzute cu SaaS. 
• Echipamente și taxe de rețea: Bugetul inițial pentru echipamente și servicii de rețea.  
• Dispozitive pentru utilizatori: Costurile de achiziționare, înlocuire și întreținere a diferitelor PC-uri, tablete, scannere și așa mai departe.   
• Taxe pentru facilități de infrastructură: Costurile calculate pentru spațiul și utilitățile, de exemplu, de care are nevoie sistemul.

Costurile software-ului ERP - aplicații de afaceri și de productivitate

În acest caz, veți dori să bugetați costul actualizărilor și al extinderii dincolo de achiziția inițială. Taxele anuale pot crește în timp, pe măsură ce se adaugă utilizatori sau aplicații suplimentare, în funcție de strategia de prețuri a furnizorului. 

• Costul inițial al taxei de licență perpetuă: Costuri inițiale, în special pentru opțiunile de licențiere on-premise plus unele opțiuni de licențiere găzduite și hibride. Acest lucru a fost deja cheltuit pentru sistemul moștenit. 
• Taxa anuală continuă de licență perpetuă: Aceasta acoperă actualizările și un anumit nivel de asistență. Pentru un sistem ERP, este de obicei de 16-20% din prețul de listă anual. La 20% anual, licența este "răscumpărată" la fiecare cinci ani.
• Abonament anual (SaaS): Utilizați costurile de abonament anual cotate sau estimate pentru aplicațiile cloud.  
• Taxe anuale de întreținere (SaaS): Taxele de asistență suplimentară care vor fi necesare pentru software și care nu sunt incluse în altă parte. Cele mai multe taxe de întreținere pentru software SaaS sunt incluse în abonament.

Costuri de implementare ERP

În continuare, trebuie să estimați costurile de implementare atât a sistemului inițial, cât și a actualizărilor planificate pe o perioadă de cinci ani. Majoritatea furnizorilor de software au una sau două versiuni majore pe parcursul unui an. Fiecare versiune este, de fapt, o mini-implementare. În primul rând, echipa de proiect trebuie să analizeze versiunea pentru a determina impactul global asupra procesului de afaceri actual. Apoi, versiunea este încărcată și testată. Înainte de a intra în funcțiune, utilizatorii trebuie să fie suficient de bine instruiți cu privire la noul software.

Costurile potențiale care trebuie luate în considerare includ: 

• Personalul echipei de proiect: Luați în calcul timpul bugetat (inclusiv orele suplimentare) pentru personalul IT și utilizatori. 
• Taxele de consultanță: Determinați asistența inițială de care este posibil să aveți nevoie dincolo de ceea ce va include furnizorul. 
• Conversia, introducerea și testarea datelor: Folosiți personal sau angajați temporari pentru introducerea datelor, testare sau orice alte sarcini de bază de care aveți nevoie să fie acoperite. (Acest lucru este adesea subevaluat în buget, ceea ce poate duce la probleme de calitate a datelor). 
• Educația și formarea utilizatorilor: O parte din formarea inițială a utilizatorilor finali va fi inclusă de către furnizor, dar pentru a profita la maximum de sistemul dvs. este foarte recomandată o formare suplimentară. 

Costuri permanente cu personalul ERP

Estimați costurile operaționale "normale" pentru menținerea în funcțiune a noului dumneavoastră sistem de afaceri ERP. Atunci când luați în considerare costurile curente (recurente), fiți cât mai realist posibil și includeți o așteptare rezonabilă pentru escaladarea sau inflația de la an la an. Elementele principale vor fi un amestec de timp și cheltuieli ale personalului IT intern și ale consultanților, cum ar fi: 

• Costuri de asistență pentru infrastructură: Acestea acoperă timpul bugetat pentru asistență dincolo de ceea ce include recomandarea furnizorului. În cazul SaaS, nu vor exista costuri de întreținere a infrastructurii sau acestea vor fi minime. 
• Backup și recuperare în caz de dezastru: Includeți practicile externalizate sau interne. 
• Asistență pentru rețea și dispozitive: Estimarea suportului necesar pentru rețea, PC-uri și dispozitive mobile, de exemplu.  
• Corectarea periodică a erorilor: Aceasta este pentru ca personalul IT să aplice fluxul de remedieri de erori. 
• Integrări de software: Așteptați-vă să faceți întreținerea periodică pe măsură ce produsele software sunt actualizate. 
• Personalizări software: Actualizate sau reaplicate în ciclurile de lansare a software-ului. 
• Suport pentru dispozitivele mobile ale utilizatorilor: Efortul necesar pentru dezvoltarea și susținerea aplicațiilor. 

Determinați costul total al sistemului dvs. de ERP existent față de noul sistem ERP

Din cele patru tabele de mai sus, transferați totalul pentru fiecare domeniu de investiții, precum și subtotalurile costurilor noului sistem, în tabelul de mai jos. Acum veți putea vedea economiile totale sau costurile suplimentare ale trecerii la un nou sistem. Așteptați-vă la un amestec de subtotaluri negative și pozitive pentru "Diferența de 5 ani".

Ce trebuie făcut cu aceste informații

• Dacă totalul "Diferenței pe 5 ani" este pozitiv, înseamnă că este mai costisitor să mențineți sistemul existent decât să îl înlocuiți. Această sumă reprezintă un beneficiu direct și trebuie adăugată la Tabelul 8: Rezumatul beneficiilor ERP (de mai jos). 
• În cazul în care "Diferența pe 5 ani" totală este negativă, înseamnă că implementarea noului sistem va fi mai costisitoare decât întreținerea sistemului existent. Beneficiile suplimentare vor fi abordate în secțiunea următoare.
• Totalul costurilor pe 5 ani ale noului sistem va fi utilizat mai jos în calculul ROI ca "investiție".

2. Estimați beneficiile ERP

Dacă costul pe cinci ani al noului sistem este mai mare decât costul de întreținere a sistemului existent, atunci veți avea nevoie de suficiente beneficii suplimentare pentru a justifica efectuarea schimbării - altfel, de ce să faceți schimbarea?

De exemplu, dacă anticipați venituri mai mari și marje mai mari ca urmare a trecerii la un nou ERP - sau dacă sistemul va oferi mai multă valoare și un nivel mai ridicat de asistență pentru clienți - aceste beneficii ar putea să vă ajute să raționalizați trecerea la un nou ERP.

Unele dintre beneficiile noului sistem sunt, prin natura lor, un pic mai greu de separat și de atribuit noului sistem, dar merită efortul de a face acest lucru. În cele mai multe cazuri, vor exista o mulțime de beneficii directe care să justifice mai mult decât justifice implementarea noului sistem. Dar documentarea și estimarea beneficiilor indirecte va ajuta la planificarea proiectului, la stabilirea priorităților și la măsurarea rezultatelor implementării ERP asupra organizației. Chiar dacă nu puteți atribui o valoare monetară acestor beneficii, continuați să le enumerați în fișa ROI și în planul de proiect.

Exemple de beneficii ERP

Pentru această fișă de lucru, exemplele de beneficii ERP au fost organizate în cinci domenii de îmbunătățire: 

• Productivitatea oamenilor
• Luarea deciziilor
• Finanțe și contabilitate 
• Operațiuni
• Tehnologia de afaceri

Listele de mai jos sunt exemple de beneficii. Vor fi mult mai multe altele pe care dumneavoastră și echipa dumneavoastră le veți descoperi atunci când veți examina poveștile de succes ale clienților, rapoartele analiștilor, cerințele de afaceri, opțiunile software și noile tehnologii. Enumerați posibilele beneficii și capturați estimările inițiale pentru îmbunătățirile proceselor și valoarea lor financiară.

Productivitatea oamenilor

• Sprijiniți dispozitivele mobile pentru a permite lucrul oriunde și în orice moment. 
• Îmbunătățiți eficiența și acuratețea introducerii datelor din cauza procedurilor greoaie și a răspunsului lent al sistemului asociat cu sistemele ERP mai vechi, care nu sunt "ușor de utilizat". 
• Reduceți timpul necesar pentru productivitate cu o interfață de utilizator (UI) modernă, bazată pe roluri, care reduce timpul de instruire necesar pentru ca utilizatorii să devină operaționali. 
• Ajutați la stabilirea unui mediu controlat și gestionat pentru a reduce variabilitatea cu ajutorul proceselor standard. 

Luarea deciziilor 

• Consolidați sistemele pentru a reduce inexactitățile în date și pentru a elimina datele redundante. 
• Centralizați și gestionați informațiile (sursă unică de adevăr) pentru a face mai eficiente comunicările în interiorul întreprinderii și pentru a ajuta la evitarea neînțelegerilor și a confuziei.  
• Accesați Big Data cu instrumente analitice moderne pentru a oferi informații pentru o mai bună luare a deciziilor. 
• Furnizați instrumente ușor de utilizat, cum ar fi alerte și tablouri de bord, pentru a permite interogări rapide și precise în regim de autoservire.

Finanțe și contabilitate 

• Simplificați procesele financiare și contabile în întreaga companie. 
• Accelerați închiderile lunare și îmbunătățiți acuratețea raportărilor financiare. 
• Îmbunătățiți conturile de încasat prin reducerea numărului de zile de vânzări restante (DSO). 
• Reduceți stresul provocat de audituri, deoarece datele sunt organizate și ușor accesibile, precum și precise și complete. 
• Facilitați conformitatea cu reglementările.  

Operațiuni 

• Îmbunătățiți operațiunile de afaceri la nivelul întregii companii și modernizați procesele învechite. 
• Integrați comerțul electronic în gestionarea clienților și a comenzilor. 
• Reduceți costurile operaționale cu forța de muncă prin sisteme de planificare mai bune. 
• Creșteți satisfacția clienților cu un produs sau o dată de livrare fermă în momentul ofertei. 
• Ajutați aprovizionarea să devină proactivă și controlată, mai degrabă decât haotică și dependentă de expediere. 
• Reduceți stocurile fără a crește apariția lipsurilor, a comenzilor restante sau a dezamăgirii clienților printr-o mai bună planificare și control al stocurilor. 

Tehnologie de afaceri  

• Înlocuiți infrastructura învechită care ține afacerea pe loc. 
• Îmbunătățiți interacțiunea dintre sistemele de afaceri ale diferitelor departamente. 
• Consolidați aplicațiile moștenite de sine stătătoare și reduceți utilizarea foilor de calcul Excel și a soluțiilor de lucru manuale. 
• Accesați noile tehnologii, cum ar fi inteligența artificială (AI), învățarea automată și Internetul obiectelor (IoT). 
• Oferiți o cale spre scalabilitate cu sisteme moderne care sunt concepute pentru a se dezvolta odată cu creșterea unei afaceri.  
• Asigurați securitatea datelor cu sisteme și controale actualizate. 
• Atenuați problema găsirii de asistență pentru sistemele moștenite care nu mai sunt susținute de furnizor. 

Documentați îmbunătățirile ERP

Foaia de lucru de mai jos este un model de foaie de calcul pentru documentarea observațiilor și estimărilor dvs. privind îmbunătățirile proceselor și valoarea lor financiară. Nu uitați să completați fiecare coloană în propria foaie de calcul. 

• Creați o foaie de lucru pentru fiecare dintre cele cinci domenii de îmbunătățire enumerate mai sus.   
• Înregistrați procesele de la fiecare dintre ele care vor fi îmbunătățite. 
• Estimați sumele anuale directe și indirecte.  
• Calculați valoarea totală pe cinci ani. 
• Precizați beneficiul, chiar dacă nu se poate determina valoarea în dolari.  

Identificați beneficiile directe și indirecte pentru fiecare departament din organizația dumneavoastră. În continuare este prezentat un exemplu de beneficii în domeniul finanțelor și contabilității. Veți avea nevoie de un astfel de tabel pentru fiecare departament din organizația dumneavoastră.

Rezumați toate beneficiile ERP

După ce toate domeniile de îmbunătățire au fost luate în considerare, adunați suma totală a celor cinci ani din fiecare departament pentru a determina beneficiul total. 

De asemenea, dacă ați constatat că "Diferența totală pe 5 ani" din Tabelul 6: Rezumatul costurilor din a fost pozitivă, atunci este clar că va fi mai costisitor să mențineți sistemul vechi decât să îl înlocuiți. Suma economiilor este o sumă de beneficii directe și trebuie adăugată în tabelul de mai jos, la rândul 6. În cazul în care numărul a fost negativ (noul sistem costă mai mult decât cel existent), puneți un zero (0) la rândul 6.

3. Calculați ROI-ul ERP

Nu veți avea nevoie de o foaie de calcul pentru această fază.

În acest moment, ar trebui să aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a calcula ROI-ul investiției ERP folosind această formulă:

ROI = (Beneficii - Investiție)/Investiție 

Iată unde găsiți informațiile:

• "Investiția" este "Costurile totale pe 5 ani ale noului sistem", care reprezintă totalul din Tabelul 6: Rezumatul costurilor ERP.
• "Beneficiile" sunt "Beneficiile totale ale proiectului ERP" din tabelul 8: Rezumatul beneficiilor ERP.

În majoritatea cazurilor, beneficiile vor fi mai mari decât investiția și veți obține un raport mai mare de 1.

De exemplu, dacă beneficiul pe cinci ani este de 2 000 000 USD, iar investiția pe cinci ani este de 575 000 USD, raportul ar fi (2 000 000 000 USD - 575 000 USD) / 575 000 USD = 2,479, care se rotunjește la 2,5.

Înmulțiți acest raport cu 100 pentru a obține procentul ROI care rezultă din modernizarea sistemului ERP. În exemplul nostru, raportul de 2,5 reprezintă un ROI de 250%.

Următorul pas

Dacă beneficiile și ROI sunt solide, următorul pas este să extindeți efortul pentru a se potrivi cu procesul de planificare și bugetare al companiei dvs. Deoarece software-ul afectează atât bugetul de funcționare, cât și cel de capital, este posibil să fie nevoie să implicați mai multe părți interesate.

• Comunicați cu directorii executivi care sponsorizează și cu membrii echipei care au creat estimările. 
• Furnizați vânzări, costuri și alte documente justificative. 
• Creați previziuni specifice privind vânzările și costurile pe ani. 
• Pregătiți date de analiză financiară pentru costul total de proprietate (TCO), perioada de recuperare a investiției și alte calcule.