1. Recunoașteți că nu este un proiect IT

Deoarece sistemele ERP se bazează pe tehnologia informației, oamenii presupun adesea că implementările ERP sunt proiecte IT. Nu este așa. Un sistem ERP este coloana vertebrală a întregii operațiuni a companiei dumneavoastră, așa că aveți nevoie de implicare și angajament din partea fiecărui departament. Fără un sprijin organizațional suficient, o implementare axată pe IT riscă să se soldeze cu întârzieri costisitoare, rezistență din partea utilizatorilor, nemulțumire sau chiar eșec total.

Departamentul dumneavoastră IT se va ocupa de instalarea hardware și software (dacă noul sistem este instalat la fața locului). De asemenea, departamentul IT va fi responsabil de compatibilitatea și integrarea cu alte sisteme și echipamente dependente de date - atât în cadrul întreprinderii, cât și conectate la aceasta. Cu toate acestea, responsabilitatea de a defini noile procese de afaceri care vor conduce la configurarea sistemului cade direct pe umerii utilizatorilor sistemului.

2. Asigurați-vă angajamentul executivului

Deși CIO sau CTO-ul dvs. a aprobat, fără îndoială, proiectul de implementare, implicarea lor nu se termină aici; semnarea investiției ERP este doar începutul. Executivii trebuie să înțeleagă impactul unui proiect de implementare ERP de mari dimensiuni, să fie dispuși să facă compromisurile necesare pentru a permite oamenilor să își dedice timpul și energia proiectului și să ofere dovezi vizibile ale sprijinului lor.

Executivii ar trebui să își exprime angajamentul încă de la primele întâlniri de lansare. Aceștia ar trebui să rămână implicați, urmărind progresul echipei și oferind încurajări când și unde este cazul. De asemenea, ei trebuie să servească drept autoritate finală atunci când apar conflicte sau probleme care nu pot fi rezolvate fără implicarea executivilor.

În orice proiect vor exista momente în care alte priorități vor interfera cu angajamentele asumate în cadrul proiectului.  Cererile clienților, sesiunile de formare sau proiectele concurente pot îndepărta cu ușurință membrii echipei. Angajaților le va fi greu să reziste acestor distrageri fără un angajament vizibil al executivului și fără "permisiunea" de a rămâne concentrați.

3. Alegeți liderul de echipă de proiect potrivit

O echipă de proiect eficientă, condusă de un lider de proiect inteligent și dedicat, este necesară pentru a conduce un proiect ERP la o finalizare cu succes, la timp și în limitele bugetului. Liderul echipei ar trebui să provină din partea operațională a afacerii și să fie persoana la care majoritatea oamenilor apelează atunci când au o întrebare sau o problemă, cineva care cunoaște activitatea companiei, politica internă și modul în care funcționează lucrurile în organizația dumneavoastră. Liderul de proiect ar putea fi un șef de departament, dar în multe cazuri nu va fi. Dacă este posibil, identificați această persoană cât mai devreme posibil pentru a permite participarea la procesul de selecție.

Liderul echipei trebuie să fie - sau să devină - competent în utilizarea unui software de gestionare a proiectelor pentru urmărirea sarcinilor, a programului și a costurilor. Experiența anterioară în gestionarea proiectelor este utilă, dar nu este necesară; există numeroase resurse disponibile pentru a instrui persoana desemnată în tehnici și instrumente de gestionare a proiectelor.

4. Adăugați persoanele potrivite în echipa de implementare ERP

Structura echipei dumneavoastră de implementare ar trebui să reflecte organizația dumneavoastră. Membrii echipei de proiect ar trebui să reprezinte toate departamentele funcționale majore, în special cele care sunt utilizatorii și beneficiarii principali ai sistemului. Departamentele pot include ingineria, vânzările și serviciul de asistență tehnică pentru clienți, achizițiile, finanțele și contabilitatea, IT, instalațiile fizice și întreținerea, resursele umane sau altele, în funcție de modul în care este organizată afacerea dvs. și de amploarea pe care o are sistemul dvs.

Echipa este responsabilă de planificarea și organizarea proiectului și ar trebui să se întâlnească în mod regulat pentru a analiza progresele înregistrate și pentru a aborda orice probleme care apar. Fiecare membru al echipei își va asuma responsabilitatea de a coordona activitățile din domeniul său funcțional, adesea stabilind și conducând echipe de lucru individuale pentru a îndeplini diverse sarcini. Membrii vor raporta echipei de proiect pe măsură ce aceste sarcini sunt întreprinse și finalizate.

În cele mai multe cazuri, echipa de proiect se va reuni săptămânal - sau mai frecvent în perioadele critice sau de mare activitate. Deși nu se așteaptă ca directorii de nivel C să participe la reuniunile echipei, aceștia trebuie să fie ținuți la curent cu toate activitățile și deciziile de implementare prin intermediul rapoartelor periodice ale liderului echipei. Raportarea situației la nivelul întregii companii este, de asemenea, foarte recomandată pentru a contribui la menținerea entuziasmului și a interesului la un nivel ridicat.

5. Urmați un proces de planificare a implementării structurat și incluziv

Planificarea trebuie să înceapă devreme, atunci când proiectul este sugerat sau identificat pentru prima dată. Planul de proiect va fi actualizat în mod continuu pe măsură ce noi informații devin disponibile - dar ar trebui să fie "blocat" la începutul fiecărei etape. Deși după acest moment pot fi necesare modificări suplimentare, modificările în mijlocul procesului trebuie evitate, dacă este posibil. "Scope creep", tendința de a continua să se adauge sau să se modifice obiectivele proiectului, este probabil cea mai mare amenințare la adresa finalizării cu succes a proiectului. Idei bune vor apărea probabil în timpul procesului, dar chiar și schimbările aparent mici pot încetini sau deraia proiectul. Puneți aceste idei deoparte pentru faza a doua.

Implicați comunitatea de utilizatori (viitori) în procesul de planificare timpurie. De ce este acest lucru atât de important? Ei sunt principala sursă de informații pentru descrierea "așa cum este" a activității și a proceselor sale. Veți avea nevoie de acest lucru în partea de definire a cerințelor din cererea de propuneri (RFP) pentru ERP. Veți dori ca aceștia să fie implicați în procesul de selecție, astfel încât să vă poată spune dacă sistemul răspunde cu adevărat nevoilor lor în contextul proceselor lor zilnice. Cel mai important, implicarea timpurie și continuă în procesul de specificații și de selecție va ajuta la depășirea oricărei rezistențe la schimbare care este adesea prezentă în rândul comunității de utilizatori atunci când li se impune ceva nou.

Aceste și alte bune practici de implementare și planificare ERP vă pot ajuta să obțineți maximum din investiția dumneavoastră.

Implicați comunitatea de utilizatori (viitori) în procesul de planificare timpurie.

6. Urmăriți planul proiectului dvs.

Utilizați instrumente de gestionare a proiectelor pentru a programa și urmări proiectul și progresul acestuia. Există multe pachete software de gestionare a proiectelor relativ ieftine din care puteți alege. Software-ul va ajuta la stabilirea programului, la identificarea nevoilor de resurse și la depistarea conflictelor potențiale. Odată ce întregul plan de proiect este încărcat, acesta vă va ajuta să urmăriți fiecare sarcină și progresul general față de plan, precum și să identificați impactul oricăror derapaje - întârzieri cauzate de finalizarea cu întârziere a sarcinilor care pot afecta alte termene. Instrumentele vor urmări, de asemenea, cheltuielile în comparație cu bugetul și vor ține conducerea superioară informată cu privire la nevoile de finanțare și de resurse.

Pe măsură ce sunt identificate abateri de la planul proiectului, echipa de proiect trebuie să le abordeze rapid. Derapajele mici devin probleme majore dacă nu sunt rezolvate cât sunt încă mici. Fiecare șef de echipă de lucru trebuie să raporteze restului echipei de proiect, în cadrul reuniunii săptămânale, situația la zi a proiectelor active. Echipa de proiect își poate da seama apoi cum să readucă în grafic orice sarcină întârziată sau perturbată. Calendarul este primordial - nu lăsați nicio activitate planificată să scape, deoarece vor exista alte efecte în aval. (Este în regulă să construiți o mică rezervă în sarcinile și fazele critice ale planului. Ați putea lua în considerare adoptarea unora dintre principiile de management de proiect din Lanțul critic al lui Eli Goldratt, inclusiv modalități de a face aceste tampoane mai eficiente).

7. Asigurați-vă că utilizatorii "dețin" sistemul

Acest punct trebuie repetat: succesul implementării dvs. depinde de sentimentul de apartenență la sistem al comunității de utilizatori. Dacă utilizatorii fac parte din proces încă de la început, ei vor avea un sentiment mai mare de responsabilitate pentru succesul acestuia - deoarece a fost ideea lor, cel puțin în parte, să aleagă acest sistem anume și să îl configureze așa cum ați făcut-o dumneavoastră.

În orice implementare, vor exista momente în care vremurile devin dificile sau apar obstacole neașteptate. Dacă utilizatorii nu simt că este vorba despre sistemul lor, este ușor să dea vina pe altcineva - directori, manageri, IT sau sistemul însuși - în loc să se apuce de săpat și să rezolve problema. Cheia pentru a obține angajamentul de proprietate este implicarea timpurie în planificarea proiectului și stabilirea obiectivelor.

Factorul "Ce am eu de câștigat?" este, de asemenea, important pentru a câștiga acest sentiment de proprietate. Fiecare utilizator trebuie să vadă beneficiile aduse de noul sistem - fie că este vorba de ușurință în utilizare, comoditate, mai multă încredere în acuratețea informațiilor, capacitatea de a realiza mai mult și de a avea un impact mai mare asupra organizației, sau reducerea stresului, a orelor suplimentare și a frustrării. Unele dintre aceste beneficii "soft" sunt importante pentru a motiva utilizatorii să adopte sistemul și să facă din acesta un succes. Educația și formarea sunt esențiale pentru a-i ajuta pe utilizatori să înțeleagă modul în care sistemul le va îmbunătăți viața profesională și performanța la locul de muncă.

Succesul implementării dvs. depinde de sentimentul de proprietate al comunității de utilizatori față de sistem.

8. Măsurați succesul echipei dumneavoastră de proiect ERP

Măsurarea finală a eficienței echipei de proiect este, desigur, o implementare de succes, finalizată la timp și în limitele bugetului. Cu toate acestea, măsurile intermediare sunt la fel de importante. Planul de proiect este alcătuit dintr-un număr de sarcini interdependente, stabilite pe un calendar, cu resurse alocate pentru fiecare sarcină. Responsabilitatea echipei, după ce planul a fost aprobat, este de a gestiona finalizarea tuturor sarcinilor conform planului.

Sarcinile individuale, atunci când sunt finalizate, servesc drept repere. În fiecare săptămână, managerii de sarcini individuale trebuie să raporteze progresul sarcinilor, inclusiv timpul și utilizarea resurselor, precum și orice provocări, conflicte sau probleme care trebuie abordate - astfel încât echipa de proiect în ansamblul ei să poată decide asupra acțiunilor corective sau realocării resurselor necesare pentru a menține sarcinile la țintă. Finalizarea cu succes a tuturor sarcinilor pe parcurs acționează ca o măsurătoare atât pentru performanța liderilor de sarcini, cât și a echipei de proiect în ansamblu.

Realizarea așteptărilor privind ROI (rentabilitatea investițiilor) ale ERP reprezintă, de asemenea, o măsură a realizărilor echipei, mai ales dacă aceste așteptări privind ROI au fost eșalonate în mod realist în timp pentru a arăta progresul sau îmbunătățirea continuă.

Și, în cele din urmă, comunicarea echipei de proiect, deși este o măsură mai puțin directă, este un alt indicator de realizare. Cât de bine a comunicat echipa stadiul proiectului către companie în general și în susul lanțului către managerii de departament și directorii companiei? O comunicare solidă este un ingredient esențial al unui proiect de succes.

Rezumat

Implementarea ERP necesită participarea și sprijinul întregii întreprinderi. Echipa de proiect se află în centrul implementării, chiar dacă ea însăși nu "face" cu adevărat implementarea. Sarcina principală a echipei este de a planifica și gestiona proiectul, de a obține sprijin și de a menține întreprinderea motivată și în mișcare spre realizarea tuturor sarcinilor și activităților planificate - până la finalizarea cu succes a proiectului.