Există un sistem ERP perfect?

Răspunsul scurt este "nu". Și chiar dacă ar exista sistemul perfect pentru nevoile dumneavoastră specifice la un moment dat, aceste nevoi sunt în continuă schimbare. Așadar, este bine să vă mențineți la curent, să știți cât de bine vă susține ERP-ul nevoile actuale și să identificați tendințele care pot duce la probleme.

Este la modă să te referi la sistemele instalate ca fiind "legacy ERP", ceea ce implică tehnologie veche și sisteme depășite. Acest lucru este nedrept, deoarece multe sisteme instalate sunt întreținute în mod regulat, actualizate în mod continuu și sunt pe deplin capabile să crească și să se adapteze la nevoile și cerințele în schimbare. Acestea fiind spuse, actualizările ERP sunt opționale, deși sunt puternic încurajate de furnizorii de software.

Este important să rămâneți la curent cu remedierile și îmbunătățirile furnizate de furnizorul dumneavoastră de soluții.

Dacă depistați probleme sau tendințe nefavorabile, primul lucru pe care ar trebui să îl faceți este să vă asigurați că sistemul dvs. dispune de toate actualizările și versiunile, apoi să aflați dacă furnizorul dvs. are la dispoziție suplimente sau îmbunătățiri suplimentare care ar putea remedia orice deficiențe pe care le-ați constatat.

Determinați ce ar fi necesar pentru a implementa aceste remedieri în termeni de bani și efort și folosiți aceste informații pentru a evalua costul continuării cu soluția actuală (a se vedea "Cât cheltuiți pe ERP?" de mai jos).

Actualul dvs. software ERP vă dezamăgește?

În concluzie, mențineți la zi sistemul dvs. ERP existent. Dar, de asemenea, urmăriți îndeaproape performanța sistemului. Nevoile și cerințele se vor schimba și trebuie să vă asigurați că sistemul dvs. susține cu adevărat nevoile companiei dvs. și ale clienților. 

Autoevaluarea menționată mai sus vă poate ajuta să identificați deficiențele și domeniile de îngrijorare, inclusiv următoarele:

• Sistemul dvs. nu este capabil să îndeplinească noile cerințe sau impune limite noilor inițiative.
• Nu susține noile tehnologii sau cerințe sau nu o face decât cu dificultate, cu costuri ridicate și cu întârzieri. Furnizorul încorporează lent noile caracteristici și funcții.
• Funcțiile sunt dificil de învățat și de utilizat și mai degrabă inhibă decât să sprijine eficiența.
• Timpul de răspuns este agravant de lent. Stocarea și recuperarea informațiilor este inadecvată, greoaie sau pur și simplu nu corespunde nevoilor actuale în continuă expansiune.
• Sistemul este costisitor și dificil de întreținut și de sprijinit și nu beneficiază de un sprijin adecvat din partea furnizorului dumneavoastră.
• Dacă sistemul dvs. este cu adevărat un sistem ERP moștenit, cu un suport din ce în ce mai redus din partea furnizorului sau cu un grup de suport tehnic în scădere, programatorii și analiștii pricepuți vor deveni, fără îndoială, mai scumpi și mai greu de găsit, pe măsură ce sistemul devine tot mai învechit și mai nesigur.

Acestea sunt genul de probleme care pot evolua lent și pot trece neobservate pentru o perioadă lungă de timp. Apoi, brusc, devine clar că deficiențele sistemului cauzează probleme grave de afaceri - și că trebuie făcut ceva.

Cât de mult cheltuiți pe ERP?

Multe companii sunt surprinse atunci când fac o analiză și află cât costă cu adevărat să mențină sistemul ERP existent în funcțiune și operațional. Acest lucru poate părea ciudat, în condițiile în care, de obicei, companiile mijlocii urmăresc foarte atent cheltuielile ca parte a responsabilităților lor obișnuite de management. Dar nu este întotdeauna ușor să separați costurile directe de cele indirecte asociate cu ERP.

Pe lângă taxele lunare și anuale către furnizorul (furnizorii) de software și furnizorul (furnizorii) de hardware, vor exista costuri permanente pentru servicii și asistență din partea diverșilor furnizori de servicii (de exemplu, servicii hardware, consultanță sau rețele). Nu uitați să includeți costurile de actualizare, în cazul în care ați detectat (sau bănuiți) că ar putea fi necesare actualizări sau îmbunătățiri pentru a rezolva problemele existente sau anticipate, după cum s-a menționat mai sus.

Luați în considerare, de asemenea, costurile directe ale departamentului IT intern, inclusiv salariile și beneficiile, spațiul, utilitățile și consumabilele. Încercați să le separați pe cele care susțin direct ERP-ul dumneavoastră. Rețineți că cel puțin o parte din aceste costuri vor rămâne după ce actualizați și implementați un nou sistem, în special dacă înlocuiți un sistem tradițional pe loc cu un alt sistem pe loc.

Structura costurilor pentru software-as-a-service (SaaS) bazat pe cloud este diferită, dar veți avea în continuare nevoie de un punct de comparație pentru a lua o decizie justificabilă dacă să rămâneți cu sistemul existent, să începeți o actualizare a sistemului ERP sau să urmăriți înlocuirea sistemului existent.

Cât ar costa un sistem nou?

Sunteți neliniștit de costul potențial al trecerii la un nou sistem ERP? Acest lucru este de înțeles. Un nou sistem ERP este probabil una dintre cele mai mari cheltuieli pentru echipamente neproductive pe care o companie le va face într-un anumit an. Cu toate acestea, atunci când este privit în contextul beneficiilor disponibile și în comparație cu suma cheltuită în prezent pentru întreținerea sistemului actual, cele mai multe companii consideră că acest cost este pe deplin rezonabil și justificabil. Nu uitați să vă gândiți în termeni de costuri ale ciclului de viață - costul total pe o perioadă de timp, cum ar fi cinci sau șapte ani.

Atunci când analizați costul achiziționării și implementării unui sistem de înlocuire, fiți conștienți de faptul că costurile hardware și ale licențelor software reprezintă doar o parte din ecuație. Ar trebui să includeți, de asemenea, următoarele în evaluarea dumneavoastră:

• Rețeaua și dispozitivele periferice, cum ar fi scanerele de coduri de bare, stațiile de intrare la distanță, dispozitivele mobile și software-ul client, plus asistența.
• Conversia datelor și introducerea datelor în noul sistem, precum și asigurarea arhivării și a accesului la înregistrările istorice.
• Pregătirea în caz de dezastru, inclusiv sisteme de rezervă sau de basculare, resurse de recuperare a datelor, conectivitate redundantă și comunicații.
• Educație și formare pentru echipa de implementare a ERP și pentru toți viitorii utilizatori. (Acest lucru este extrem de important. Nu vă zgârciți aici).
• Dezvoltarea și documentarea noilor fluxuri de lucru.
• Asistență la implementare. Probabil că un anumit nivel de asistență va fi inclus în pachet de la furnizorul principal al sistemului, dar este posibil să doriți să contractați asistență suplimentară din partea furnizorului (furnizorilor), a consultanților externi, a firmei dumneavoastră de contabilitate sau a altor persoane pentru unele sau toate elementele enumerate mai sus.
• Sarcina suplimentară asupra angajaților dumneavoastră în timpul implementării sub formă de ore suplimentare, angajarea de angajați temporari care să vă ajute la îndeplinirea sarcinilor obișnuite, astfel încât aceștia să aibă timp să lucreze la implementare, sau bonusuri și alte stimulente pentru a-i menține pe lucrători motivați.

Fiți conștienți de faptul că structura de costuri pentru sistemele SaaS bazate pe cloud este destul de diferită de abordarea tradițională de tip "buy-and-implement", on-premise. În cazul SaaS, costurile inițiale pentru hardware sunt mici sau inexistente, deoarece este vorba, în esență, de un abonament. Dar un contract SaaS include, de obicei, și o mare parte din costurile de întreținere și asistență, astfel încât costurile IT interne curente vor fi mult reduse. Cele mai multe companii constată că, în cazul SaaS, costul total pe o perioadă de cinci până la șapte ani va fi probabil mai mic decât costul total de achiziție și asistență internă.

În timp ce evaluați decizia de a vă păstra sistemul existent sau de a căuta un înlocuitor, luați în considerare compromisurile. Cu o nouă soluție ERP, veți obține o interfață de utilizator modernă, caracteristici și funcții suplimentare și vă veți spori avantajul competitiv, în timp ce dacă vă păstrați sistemul existent, vă limitați capacitatea de a rămâne agili, productivi și competitivi. Deși nu căutați în primul rând economii de costuri, poveștile moderne de succes ERP demonstrează că beneficiile trecerii la un nou sistem sunt adesea mai puțin costisitoare și depășesc cheltuielile de implementare a unui upgrade.

Cum justificați din punct de vedere financiar un nou sistem ERP?

Atunci când se ia o decizie de o asemenea anvergură, majoritatea companiilor solicită o analiză cost-beneficiu sub forma unei declarații de rentabilitate a investiției (ROI). Partea referitoare la costuri este ușoară - adunați costurile preconizate, așa cum au fost prezentate mai sus. În ceea ce privește partea de beneficii, este foarte posibil să existe economii directe la costurile IT, dar enumerarea beneficiilor majore necesită ca întreprinderea să prevadă modul în care sistemul va schimba locul de muncă și va permite o performanță mai mare, o productivitate îmbunătățită și un serviciu mai bun pentru clienți.

• Performanță îmbunătățită: Multe proiecte de sisteme ERP sunt justificate în mare măsură pe baza îmbunătățirilor preconizate în ceea ce privește eficiența (reducerea forței de muncă directe) și economiile de costuri (inclusiv, dar nu numai, reducerea stocurilor), și pe bună dreptate, deoarece acestea sunt beneficii uriașe care se amortizează în multe implementări ERP de succes. Fiți însă conștienți de faptul că sistemul nu creează aceste beneficii prin simpla sa existență în compania dumneavoastră. Sistemul organizează, analizează și prezintă datele în așa fel încât managerii să poată utiliza mai bine oamenii și să ia decizii mai bune, care este ceea ce va genera marile beneficii. Țineți cont de acest lucru atunci când bugetați formarea utilizatorilor și punerea în aplicare a procedurilor îmbunătățite.
• Servicii mai bune pentru clienți: Aceste beneficii sunt mai puțin directe, dar și mai valoroase. Prin deservirea mai bună a clienților, puteți teoretic să creșteți vânzările și profiturile, să măriți cota de piață și poate chiar să măriți marjele, deoarece un serviciu bun pentru clienți adaugă valoare pentru client fără a adăuga costuri la produsul în sine. În unele cazuri, îmbunătățirile aduse serviciilor pentru clienți devin cerințe de supraviețuire, deoarece atunci când un client nou sau bun se așteaptă la capacități precum comanda electronică sau o raportare electronică îmbunătățită, sistemul dumneavoastră ERP trebuie să le ofere.      
• Schimbări la locul de muncă: Sistemele de astăzi sunt concepute pentru uzabilitate (UX sau experiența utilizatorului este cuvântul la modă în prezent) pentru acces rapid și ușor la informații. Deoarece munca și fluxul de lucru al fiecărui utilizator sunt unice, sistemele actuale sunt foarte bine adaptate pentru a oferi fiecărui utilizator ecrane și procese de lucru cât mai eficiente și mai confortabile. Gândiți-vă mai degrabă la evitarea costurilor decât la reducerea costurilor pentru acest beneficiu. Această eficiență sporită îi va ajuta pe angajații actuali să facă mai mult și să se ocupe de un volum mai mare de afaceri fără noi angajări. Nu este recomandabil să justificați sistemul pe baza reducerii numărului de angajați - probabil că nu se va întâmpla, iar perspectiva pierderii de locuri de muncă nu va motiva lucrătorii să adopte sistemul și să contribuie la succesul acestuia.

Selecția ERP este doar începutul

În timp ce urmați sfaturile pentru evaluarea sistemelor ERP, rețineți că înlocuirea sistemelor moștenite nu este un proces simplu sau rapid - dar merită investiția, deoarece poate aduce beneficii considerabile atunci când este selectat și implementat în mod corespunzător.

O întrebare pe care majoritatea companiilor o au în capul listei în acest moment al procesului este "Cât timp va dura selectarea și implementarea înlocuirii unui sistem legacy?". Nu există un răspuns unic la această întrebare - depinde de dimensiunea și complexitatea organizației, dacă unul sau ambele sisteme (vechi și nou) sunt bazate pe cloud, de dinamica companiei și a echipei de implementare, de nivelul de angajament al conducerii față de proiect și de gradul de cooperare sau rezistență în rândul comunității de utilizatori ... pentru a numi doar câteva dintre variabile. Unele implementări pot fi finalizate în câteva luni; altele durează un an sau mai mult. Un partener de implementare cu experiență vă poate ajuta să elaborați un calendar realizabil atunci când vă prezentați planul de proiect în primele etape de planificare a implementării.

Nu trebuie să vă spunem că înlocuirea coloanei vertebrale a managementului strategic al informațiilor din cadrul companiei dumneavoastră va fi cu siguranță perturbatoare. Acest lucru nu poate fi evitat în totalitate, dar întreruperile pot fi minimizate cu un efort de implementare bine planificat și gestionat.